Con el fin de evitar demoras en los permisos de acceso o trabajo a alguna contrata o trabajador, por falta de disponer de toda la documentación, que nunca gusta ni satisface a nadie, he establecido un sistema que a mi personalmente me funciona muy bien y que no supone costes adicionales. Para ello solo necesito un smartphone y algunas aplicaciones gratuitas.
Para empezar, he substituido el envío de la documentación vía email, por una carpeta compartida de Dropbox, esto a parte de ser gratuito, de facilitar el disponer la documentación de una forma más ágil, tanto para el CSS como para las contratas, también permite poner a disposición de las diferentes partes, la documentación necesaria relacionada con la seguridad en la obra.
El uso del smartphone me permite tener acceso a toda esa documentación de una forma inmediata, fácil y ordenada (creación de diversas carpetas) mediante las aplicaciones que dropbox dispone de forma gratuita para los principales tipos de smartphones (iPhone, Android y Blackberry). De modo que a pie de obra puedo revisar la documentación requerida y tomar las decisiones convenientes, evitando demoras en el acceso a trabajadores o subcontratas.
Pero como considero interesante una buena información de las anotaciones en el libro de incidencias y de otra información que el CSS pone a disposición de las contratas o la propiedad, también uso dropbox para compartir esa documentación. De modo que en la carpeta compartida comparto las actas de aprobación de planes, las instrucciones de seguridad, las actas del libro de incidencias, etc.
Con el teléfono puedo realizar fotos y compartirlas con la aplicación de dropbox, para que de forma inmediata estén a disposición de las partes. Y para el caso de documentación escrita a pie de obra (actas, anotaciones en el libro, instrucciones, etc) decidí usar una aplicación gratuita para el smartphone con función de escáner, como es CamScanner que tiene versiones tanto para iPhone como para Android.
Esto me permite escanear la documentación generada a pie de obra y compartirla de forma inmediata en dropbox para informar a las diferentes partes (contratistas, subcontratistas, propiedad, etc). Desde esta aplicación se pueden retocar las imágenes escaneadas, generar pdf y subirlas a dropbox en muy pocos click y prácticamente en el acto.
Espero que esta simple conjunción de ideas y aplicaciones os ayuden en la gestión de la coordinación de seguridad y salud en las obras como me está ayudando a mi.
